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6 conseils pour choisir son ERP/PGI : (comparez les solutions via notre comparateur en ligne gratuit)

Quelques précisions sémantiques préalable, si par exemple, la croissance de votre entreprise vous conduit à envisager la mise en place d'un ERP, d'un PGI ou d'un logiciel de gestion intégré, sachez que tous ces termes sont synonymes mais reflètent des réalités qui sont forts divers selon la taille et l'activité de votre entreprise.

1 Connaitre les besoins de l’entreprise :

Cette phase d’étude des besoins est indispensable dans tout choix d’un ERP/PGI

Pour ce faire, on doit analyser l’ensemble des processus en place (ou à venir) dans l’entreprise. Cette analyse peu se faire soit en interne par une personne désignée comme responsable du projet ERP/PGI soit par un cabinet indépendant. En général, pour cette étude on construit un questionnaire qui permet d’étudier et d’analyser les besoins de chaque service.

2  Rédiger un cahier des charges :

Le cahier des charges est la suite logique de l’analyse des besoins. Il sert à formaliser ces derniers et à les expliquer aux différents acteurs. Il sert aussi à sélectionner le prestataire et à organiser la relation avec lui tout au long du projet.

3 Choisir une solution pérenne : 

Il est important de choisir une solution déjà éprouvée. Si la solution retenue est peu répandue sur le marché, c’est qu’il y a probablement une raison. Une solution reconnue garantira un suivi sur le long terme de la solution, des mises à jour régulières ainsi qu’un support (hot line) permettant la résolution d’éventuels problèmes dans la mises en place et l’utilisation de l’ERP/PGI. Le support est en général fournit par l’éditeur ou l’intégrateur de la solution. Parfois vous aurez le choix entre les deux. (plus vous aurez de choix plus vous pourrez faire jouer la concurrence en cas de nécessité).

4 Impliquer l’ensemble des collaborateurs :

Enormément d’échecs dans la mise en place d’un ERP/PGI proviennent d’un refus du changement. Plus les différents collaborateurs de l’entreprise seront impliqués dans le choix de la solution retenue, plus les chances de son acceptation dans l’entreprise seront  importantes. Il s’agit, là d’un facteur majeur dans la réussite du projet.

5 Un ERP/PGI adapté à l’entreprise ou une entreprise qui s’adapte à l’ERP/PGI ?

En réalité, lors de la mise en place d’un ERP/PGI, les 2 vont être nécessaire. D’un côté vous devrez choisir une solution qui s’adapte le mieux possible à votre entreprise, de l’autre côté, certains processus en place devront être modifie afin de « coller » avec la philosophie de la solution retenue.

Dans l’idéal, la mise en place de l’ERP/PGI peut vous permettre de restructurer l’entreprise et d’améliorer les process afin de gagner en productivité.

6 Organiser un appel d’offre

Mettre en concurrence vous permettra de négocier (prix et prestations). Le choix d’une solution ERP/PGI est un choix couteux : Cout des licences, cout des développements, cout de mise en place, cout de formation…

L’idéal est donc de mettre en concurrence différentes solutions. Si la solution retenue est distribuée par différents intégrateurs, il est là aussi conseillé d’en voir plusieurs afin de négocier les prix.  En dehors du prix il est également important de choisir un prestataire avec lequel on se sentira en confiance et avec qui on aura envie de travailler. Le temps consacré à cet appel d’offre sera largement amorti par le gain que vous en retirerez.


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